Crea un sistema operativo (OS) para tu PYME

Quisiera organizarme mejor...
Todas las empresarias, en todo el mundo

La organización total, el funcionamiento perfecto de los procesos en una empresa es un ideal inalcanzable, pero además no debería ser deseable. La supuesta perfección en procesos de negocio genera inflexibilidad, falta de innovación y complacencia. Lo que cada organización debe transitar es un camino constante de mejoramiento continuo, evaluando y midiendo cómo hace las cosas y pensando nuevas formas de hacerlas cada vez mejor.

A la hora de pensar nuevos procesos, las micro y pequeñas empresas tienen una ventaja competitiva y una dificultad operativa: la ventaja es que su tamaño les permite cambiar ágilmente, sin necesidad de pasar por lentos procesos departamentales de aprobación e implementación. La dificultad es que a veces no tienen el tiempo o el recurso humano para explorar nuevas metodologías, sistemas y formas distintas de hacer sus procesos diarios.

La idea de esta serie de artículos es que conozcas los componentes de un sistema operativo para empresa así como tips y herramientas para ponerlos en práctica en tu PYME.

Explota la ventaja competitiva

El primer concepto para aprovechar nuestra ventaja competitiva de agailidad es tener claro que "lo perfecto es el peor enemigo de lo bueno". Suena extraño pero es cierto: a veces dejamos de hacer algo porque desearíamos que fuera casi perfecto y creemos que hacerlo más simple y sencillo es ser mediocre.

Pero lo sencillo es poderoso; por ejemplo, si tu empresa le vende a los mismo 5 clientes cada semana, es claro que no necesitas un complejo sistema de gestión de relación con clientes (CRM). La complejidad no justifica el beneficio potencial y en cambio puede distraerte de otras acciones más importantes para tu empresa.

La clave está en diseñar y mantener la versión más simple del proceso real para vender a esos 5 clientes cada semana y cumplirlo siempre, con el mínimo de errores. Dibujar o diagramar el proceso, así sea en papel y lápiz, es una forma ideal para que todos nuestros colaboradores estén en la misma página. Para diseñar el proceso hay que pensar en pasos, estados, responsables, comunicaciones y documentos. En un siguente capítulo de esta serie cubriremos en mayor detalle tips y herramientas para el diseño de procesos.

Enfrenta los problemas en el momento adecuado

El mejor momento para mejorar un proceso existente, cambiar un sistema o adquirir una herramienta tecnológica es cuando el proceso actual representa un cuello de botella o genera demasiados errores, y cuando esos errores significan pérdida de dinero e impactan negativamente la experiencia de tus clientes.

Siguiendo con el ejemplo anterior, imaginemos que la hoja de Excel en la que registramos las ventas a los 5 clientes, alguien ha borrado inadvertidamente un pedido y no se crea la factura manual correspondiente ni se envían los productos al cliente. Esto afecta tu relación con el cliente y tus ganancias. Es en este momento que se vuelve necesario un software administrativo como Abakus, para asegurar que las facturas no se borren y que se tiene trazabilidad de pedidos pendientes de entrega.

Una sola fuente de la verdad

El camino para ir construyendo y mejorando nuestro sistema operativo es largo y como emprendedores y dueños de empresa debemos organizar nuestra información para compartirla con nuestros colaboradores. Es importante que haya un solo lugar que sea la fuente de la verdad; las empresas grandes gastan miles de dólares en plataformas de intranet, documentos de políticas y sistemas de gestión documental que son tediosos 😴 y poco útiles, y realmente no aplican a la realidad de agilidad y flexibilidad de las PYMEs.

La buena noticia es que existen alternativas muy poderosas para centralizar la información de cómo funciona tu empresa y compartirla en tu equipo:

Coda, Notion.so: Parte base de datos, parte documentación libre. Es como una mezcla entre Excel y Word.
Airtable: Es como un Excel con super poderes para conectar con otros.
Nuclino: Un lugar para tener procesos, documentación y conocimiento.
Process Street: Sistema para organizar procesos repetitivos y listas de chequeo para garantizar calidad.

Nos vemos pronto con la siguiente parte de esta Serie: Entender y establecer nuestros procesos.