Mejora tu ganancia bruta: Acciones clave para control de inventario en almacenes y bodegas

Cuando eres emprendedora o dueño de una PYME sueles tener varios sombreros a la vez: en un momento eres operario 👷🏽‍♂️, más tarde estás de venta puerta a puerta 🏃🏽‍♀️, en otro estás investigando 👩🏽‍🔬 y la mayor parte del tiempo estás apagando fuegos 👩🏽‍🚒.

Hoy te ayudamos en tu rol gerencial, con un tema crucial para la sostenibilidad financiera de tu empresa: cómo optimizar el control de inventario control de inventario para hacer un mejor uso de tu capital de trabajo e incrementar tu ganancia bruta.

Las acciones que a continuación te proponemos no son una camisa de fuerza; puedes implementar unas ahora, y otras más tarde, lo importante es que lideres a tu equipo de trabajo en una filosofía de mejora continua que contribuirá a la sostenibilidad.

Organiza flujos de productos entre almacenes, bodegas y unidades

Las mercancías que vendes, y los materiales que usas para producirlas, ocupan un espacio físico real en tu local. Así tengas un solo punto de venta con un almacén en el fondo, es importante entender en cada momento dónde están tus unidades para mantener un inventario actualizado y evitar pérdidas.

Si tu empresa tiene almacenes, con bodegas dedicadas, anaqueles y responsables, los flujos y movimientos de estos productos deben ser registrados en tiempo real para entender la ubicación actual, trasladar el costo real y poder calcular correctamente la ganancia bruta de tu operación en un período determinado

Para definir los flujos en tu empresa puedes crear una tabla, dibujo o diagrama que identifique:

• Transacciones con externos
• Transacciones internas
• Sucursales
• Bodegas y almacenes
• Equipos y sus responsables
• Unidades de producción

Entre estas ubicaciones ocurren diferentes tipos de transacciones como por ejemplo:

Externas

• Órdenes y facturas de compra
• Remisiones
• Entregas y despachos
• Facturas de venta

Internas

• Transferencias / traslados
• Salidas de consumo interno
• Ajustes por pérdida / daño
• Órdenes de producción

Las transferencias o traslados son movimientos internos que pueden ocurrir entre una sucursal y otra, entre un almacén y una zona de producción, o incluso pueden ser entregas temporales de equipos y herramientas a un equipo de trabajo.

Los consumos internos de productos de oficina, insumos y materiales que se llevan en inventario se pueden gestionar a través de ajustes de salida que descargan inventario y al mismo tiempo asignan el costo de real de los productos como un costo de ventas en el mes que se consumen.

Para manejar los flujos internos y tener un control más detallado del inventario, es ideal implementar un programa de inventario y ventas que sea fácil de usar, para tener lo básico al día: ingreso automático de compras y salidas de unidades vendidas, conteo y valoración de inventario, registro de transferencias y movimientos entre otros.

Analiza las tendencias de ventas y consumos

¿Cómo saber cuánto inventario debes tener para dar los mejores tiempos de entrega a tus clientes y mantener tus procesos andando?

Esa es una pregunta que solo se resuelve con análisis juicioso de tu historial de ventas en un tiempo determinado para ver variaciones y tendencias de volumen. En esencia es un proceso de prueba y error dado que, al principio, se debe tener suficiente stock para suplir la demanda prevista pero luego se debe modular el stock mínimo para no incurrir en sobrestock. Cubriremos esto en la siguiente sección.

Para algunas empresas y tipos de negocio la estacionalidad es importante; en estos escenarios la demanda explota en momentos determinados (ej. Navidad, períodos escolares, fechas especiales, etc.) y por ello no se deben basar en promedios mensuales de venta sino en las mismas fechas de períodos/años anteriores para establecer una comparación directa.

El análisis de tendencia de ventas nos da un dato clave para calcular el punto de reorden: las ventas diarias promedio, o las unidades vendidas en un mes en el caso de productos de baja rotación.

Mantén niveles óptimos de stock

El valor de stock óptimo es un poco como la búsqueda del final del arcoiris 🌈: puedes acercarte pero siempre está un “poco más allá”. El mercado cambia, te llegan clientes nuevos que aumentan el volumen, se van algunos y te quedas con stock de más. En fin, la realidad es que debes analizar tu stock óptimo de forma constante y aquí te damos algunos tips para hacerlo.

Lo primero es entender que el nivel óptimo de stock es aquel que es lo suficientemente alto para no quedarte sin unidades ante la demanda de un cliente - sub-stock - y lo suficientemente bajo para evitar un sobre-stock que utiliza ineficientemente el capital de trabajo teniendo productos almacenados por largo tiempo.

Para esto debes entender bien tu negocio y las particularidades de tus productos: ¿tienen fechas de expiración? ¿son manufacturas complejas? ¿los tiempos de entrega son largos por importación o por producción sobre pedido? ¿existen condiciones que explotan súbitamente su demanda (clima, eventos, etc.) Todos estos factores se deben tener en cuenta para definir el punto de reorden que mencionamos antes, para el cual se requiere tiempo de entrega (días) y el stock de reserva (unidades).

Otro factor muy importante para incluir cuando calculas tu stock óptimo es el descuento en precio por unidad que te da el proveedor dependiendo del volumen de compra. En ocasiones - y sobre todo cuando el espacio de almacenamiento y el capital de trabajo no esté apretado - tiene sentido comprar y tener más stock si el precio unitario disminuye considerablemente. Esto ayudará a mejorar los márgenes brutos de tus ventas y la ganancia general de tu empresa.

Otro factor muy importante para incluir cuando calculas tu stock óptimo es el descuento en precio por unidad que te da el proveedor dependiendo del volumen de compra. En ocasiones - siempre y cuando el espacio de almacenamiento y el capital de trabajo no esté apretado - tiene sentido comprar y almacenar más stock cuando el precio unitario disminuye considerablemente. Esto ayudará a mejorar los márgenes brutos de tus ventas y la ganancia general de tu empresa.

Mejora los márgenes brutos de tus productos

Una vez tengas un mayor control sobre el stock óptimo de tus productos puedes pasar al siguiente nivel de análisis 🦸‍♀️: la cifra clave de ganancia bruta de tus productos.

Deberías revisar esto con frecuencia - al menos una vez cada trimestre - y si encuentras que la cifra es preocupante,tomar correctivos rápidos tales como:

• Renegociar precios con proveedores actuales
• Aumentar volúmenes de compra
• Buscar nuevos proveedores
• Optimizar procesos de producción
• Disminuir desperdicio, pérdidas y daños

El margen bruto varía entre sectores e industrias (y regiones del mundo) pero una buena referencia es que debería estar entre 20-25% para comercio general, entre 40-45% para producción de ropa y calzado, y entre 30-35% para manufacturas industriales.

Capacita y motiva a tu personal

Para implementar exitosamente cualquier estrategia incluyendo estas que mencionamos debes fomentar el valor principal de tu empresa: tu equipo humano. Es importante ver a tus colaboradores como equipo humano y no como recursos humanos; no solo por todo lo que ya hemos aprendido como sociedad sobre las organizaciones más productivas, sino porque al verlo como equipo podemos pensar mejor sus dinámicas, sus formas de interacción, colaboración y comunicación.

En todo sistema de negocio, las personas son los actores claves que interactúan entre si mismos, utilizando tecnologías para desarrollar procesos. Así debería funcionar tu sistema interno para gestionar el inventario, por más sencilla que sea tu operación.

Los responsables de los espacios de almacenamiento, de compras y reabastecimiento, de producción y de ventas deben trabajar de forma sincronizada sus distintos procesos para mejorar esa cifra clave de la ganancia bruta que mencionamos anteriormente. En este caso, el sistema de gestión de inventario es la tecnología que agiliza los procesos y facilita la interacción entre las personas.

Para que aporten valor a esta cadena, es preciso capacitarlos en el uso de las tecnologías y tener claridad, a nivel de equipo, sobre los procesos que determinan tareas y responsabilidades para cada persona y departamento. Adicionalmente las métricas de ganancia bruta y rotación de inventario pueden ayudar a establecer metas como equipo y definir bonificaciones a partir del logro de estas metas.

Y ahora es tu turno para empezar a optimizar el inventario en tu empresa. ¿Necesitas guía y apoyo? Contáctanos!